档案百科

   编者按

   2016年9月5日至9月10日,来自111个国家的2000多名代表,出席了在韩国首尔召开的第十八届国际档案大会。会上,签署了以延续“档案、和谐与友谊”精神的《首尔公报》,现将《首尔公报》摘编如下。



   技术促使个人、家庭、公共机构、志愿者组织、私人企业等生成的文件呈指数式增长,文件格式愈加复杂多样,这些文件需要在慎重平衡隐私权与利用权的基础上负责任地予以管理。文件中所蕴含的信息具有巨大的潜在资产价值,应该从社会整体利益出发,明智地对其进行管理。

   长期以来,档案机构被视为与世隔绝的闭塞之所,仅限于满足深谙业务流程和专深术语的相对小众的社会群体的需求。创新性在线服务的快速发展彻底改变了这一状况,成千上万的用户不必前往档案馆便能利用丰富的信息。如今,社会大众能够便捷地获取档案馆中保存的集体记忆,这在以前根本无法想象。

在技术日新月异的数字时代,本次大会的参会者应该认识到,国际政府组织近几年通过的重大政策,对于文件与档案专业领域具有不容忽视的巨大影响。

   联合国可持续发展目标——世界转型:2030年可持续发展议程行动计划(2015年9月)

其中第十六个可持续发展目标是:促进有利于可持续发展的和平和包容性社会,为所有人提供诉诸司法的机会,在各级建立有效、负责和包容性的机构。其所设置的以下部分子目标则更为具体:显著减少一切形式的腐败和贿赂行为;在各级建立有效、负责和透明的机构;根据国家立法和国际协议,确保公众获得信息,并保护基本自由。

   联合国教科文组织针对包括数字形式在内的文献遗产的保护和利用的建议(2015年11月)

鼓励成员国支持本国记忆存储机构,以国际范围内制定或界定的标准为基础,通过研究或咨询,制定本土文献遗产的选择、收集以及保存的政策。文档、全宗或集合应得到妥善管理,确保长期保存与利用,并能通过编目与元数据等方式提供检索利用。建议同时还强调,“就数字文档而言,理想之举是在文档生成和采集之前就采取行动和进行干预”。

   联合国教科文组织发布的《国际档案宣言》(2011年10月)

宣言指出:“档案是信息的权威来源,而信息则是负责任和透明的行政行为的基础。档案守护并服务于个人和团体的记忆,在社会发展中扮演重要角色。档案的开放利用能够丰富我们对人类社会的认知,促进民主,保护公民权利,提高生活品质。”

   “开放政府伙伴关系”(2011年发布)

   这一多边倡议目前已将69个成员国、非政府组织以及民间社会组织汇聚到一个合议治理的框架下。

   在全球层面,“开放政府伙伴关系”(OGP)致力于通过公民协商与参与,推动政府开放透明,加强公共信任与打击腐败,并通过加强新技术的应用来促进民主、创新和进步。OGP创建以来,参与国共签署了2000余份承诺书以推进政府公开与问责。

   作为分享最佳实践的独特平台,OGP将世界范围内的各国改革者汇聚在一起,并不断激励和扩大这一群体。

   在首尔大会期间,文件与档案专家再次坚定决心,即以真正的“和谐与友谊”精神为指导,通过最大程度的专业知识分享,为数字时代的现代化社会做出更为有力的贡献。基于上述政策行动所带来的机遇与挑战,与会者希望:国际档案理事会(ICA)确保本次大会中突出表达的合作精神,能够在文件与档案领域未来数年的发展过程中得到培育和维系。更确切地说,与会者向ICA提出若干具体建议,希望在未来4年中推动以下几个方面的工作。

   承认文件是一种信息资源。强调档案是一种独特的、不可替代的信息资源。通过明确档案在知识产权、开放政府、信息利用与数据保护等问题上的定位,并将这些定位有效地传递给组织内部和外部利益相关方,以此提升档案在国际舞台上的关注度。

   制定数字文件管理方针。利用ICA全球网络来共享专业知识,推动标准制定与培育最佳实践,使档案工作者能采取诸如“加强信息全球化与可持续发展平台”项目等有力措施来开展数字保存,并通过数字化技术来提升档案利用的契机;鼓励在ICA成员间开展建设性对话,在中立环境和相互尊重的基础上分享档案遗产,并建立计划来促使档案遗产能够被所有人利用。

   确保资金与人力资源发展的可持续性。倡导对新数字化技术的基础设施建设与维护进行持续性投资,从不同路径展开研究,构建新的财政模型以支持上述目标的达成;经由项目委员会(PCOM),利用电子学习工具为世界范围内的档案工作者提供更好的培训,与此同时,尊重不同的档案文化和实践,维护ICA的语言和文化多样性;经由项目委员会,协调ICA各机构所提供的各类培训项目,确保机构提供的培训机会能够满足其规划的优先需求,同时尊重社区的多样化需求。

   支持国际组织的政策行动。通过国家档案工作者论坛与ICA地区分支机构,鼓励所有成员国充分考虑《联合国教科文组织保护、利用数字文献遗产倡议书》,并积极参与到其“世界记忆工程”的旗舰项目建设中;同样通过国家档案工作者论坛与ICA地区分支机构,鼓励成员国参与到“开放政府伙伴关系”中,制订基于有效文件和档案管理的国家行动计划;继续推动ICA组织的现代化,全面享受技术进步所带来的益处,与此同时,维护ICA的语言和文化多样性,尤其是利用社交媒体吸引新用户和招募新成员。

   加强国际合作。重点通过ICA档案国际发展基金(FIDA)以及非洲项目,确保资源匮乏环境下的档案工作者亦能共享数字时代的各种机遇;针对已经建立联系的非政府组织兄弟机构,开展基于共同利益的各类合作项目。

   (本文由中国人民大学信息资源管理学院加小双、祁天娇根据ICA官网发布的《首尔公报》第五版编译)


                                     原载于《中国档案报》2016年9月22日 总第2968期 第三版